Privacy beginselen

Informatieveiligheid wordt steeds belangrijker in lokale besturen. De nieuwe Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (van kracht vanaf 25 mei 2018); alsook Belgische wetgeving stellen hoge eisen aan organisaties die persoonsgegevens verwerken.

Imog zet alle noodzakelijke middelen in zodat uw persoonsgegevens enkel verwerkt worden op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier.

Imog is een opdrachthoudende intergemeentelijke vereniging (intercommunale) die de dienstverlening inzake het afvalbeheer van de gemeenten Anzegemn, Avelgem, Deerlijk, Harelbeke, Kortrijk, Kruisem, Kuurne, Spiere-Helkijn, Waregem, Wielsbeke en Zwevegem uitvoert. Deze privacyverklaring geeft u informatie over de manier waarop Imog als verwerkingsverantwoordelijke omgaat met uw persoonsgegevens.

Imog verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening aan gemeenten en steden en in het kader van haar doelstelling. Uiteraard gaat Imog vertrouwelijk en zorgvuldig met deze persoonsgegevens om. Deze persoonsgegevens betreffen de gegevens van de inwoners van het werkingsgebied van Imog, van personen die houder zijn van een tweede verblijf en personen die door een tweede verblijfhouder en de gemeente of stad worden erkend als medehouder van een tweede verblijf.

Imog is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de afvalinzameling en afvalverwerking waarvoor Imog instaat en dit in overeenkomst met de privacywetgeving en GDPR richtlijn.

Rechtsgrond voor de verwerkingen

Om de rechtmatigheid van de verwerking te garanderen verwerkt Imog uitsluitend uw gegevens als we hier een geldige rechtsgrond voor hebben. In eerste instantie verwerkt Imog gegevens die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de wettelijke opdracht die op Imog rust; alsook gegevensverwerkingen noodzakelijk voor het vervullen van een taak van algemeen belang of een taak i.k.v. uitoefening van het openbaar gezag. Daarnaast worden ook gegevens verwerkt op basis van contractuele overeenkomsten met betrokkenen.

In het kader van haar dienstverlening verwerkt Imog persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

• Afvalinzameling, waaronder adres gebonden inzameling
• Uitgifte van diftar-containers
• Uitgifte van toegangskaarten recyclageparken
• Activeren/desactiveren toegang recyclageparken
• Inning en berekening kosten afvalophaling/verwerking
• Beheer van en controle op het gebruik van de inzamelvoorzieningen waaronder beheer en beveiliging van het recyclagepark
• De beantwoording van vragen, het behandelen van meldingen en klachten met betrekking tot afvalinzameling
• Communicatie en verstrekken van informatie over afvalinzameling
• Bekomen van informatie om de werking van Imog te optimaliseren via bevraging
• Naleving van wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen
• Formulieren website : Op de website kan u verschillende formulieren terugvinden waar we persoonsgegevens van u vragen:
  • aanvraagformulier producten en diensten: deze gegevens worden enkel gebruikt om uw aanvraag te kunnen behandelen. Na behandeling, worden uw gegevens niet langer bijgehouden;
  • algemene vraag klantendienst: deze gegevens worden enkel gebruikt om uw vraag te kunnen beantwoorden. Na antwoord, worden uw gegevens niet langer bijgehouden;
  • toegang recyclagepark: deze gegevens worden gebruikt om utoegang te kunnen verlenen. We houden deze gegevens bij in ons softwareprogramma om u een toegangskaart te kunnen bezorgen en toegang tot het recyclagepark te kunnen (de)activeren;
  • formulier container restafval : deze gegevens worden gebruikt en bijgehouden in ons softwareprogramma om uw container te kunnen bezorgen/omruilen/nakijken. We kunnen u ook contacteren om meer info te vragen over uw probleem/aanvraag;
  • sollicitatieformulier: uw gegevens worden bijgehouden om u te kunnen contacteren in verband met uw sollicitatie. Ook na uw sollicitatie, worden uw gegevens bijgehouden in een werfreserve om u te kunnen contacteren in het geval van een passende functie.

Andere verwerkingen zullen enkel uitgevoerd worden indien u daarvoor specifiek de toestemming hebt gegeven. Wanneer wij om toestemming vragen zullen wij dit steeds in begrijpbare en duidelijke taal doen, zodat u duidelijk geïnformeerd toestemming kunt geven. U kunt een gegeven toestemming ook steeds intrekken. Wanneer wij verwerkingen uitvoeren namens een verwerkingsverantwoordelijke (vb. de gemeenten) wordt dit gedaan op basis van een verwerkersovereenkomst.

Hoe bekomen wij uw persoonsgegevens?

Imog verzamelt uw persoonsgegevens op verschillende manieren:

• via authentieke gegevensbronnen: Vb. rijksregister, kruispuntbank,…
• rechtstreeks bij u
• via derden waarmee wij een overeenkomst hebben

Wij houden hierbij steeds rekening met het principe van de “minimale gegevensverwerking” nl. dat wij de gegevens beperken tot wat noodzakelijk is voor de specifieke verwerking ervan.

Bewaring van uw persoonsgegevens

Imog bewaart de persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt; met inachtname van wettelijke bewaartermijnen.

Na bovenvermelde bewaartermijn worden de gegevens ofwel volledig vernietigd ofwel geanonimiseerd voor statistische doeleinden. Dit laatste wil zeggen dat we onze data verder bijhouden in een vorm die niet meer tot u als persoon kan herleid worden en dus ook geen persoonsgegevens meer bevat; dit proces is onomkeerbaar.

Beveiliging van de verwerking en uw persoonsgegevens

Imog neemt maatregelen op organisatorisch, juridisch, technisch en fysisch vlak om de beschikbaarheid, betrouwbaarheid, vertrouwelijkheid en integriteit van de door haar verwerkte persoonsgegevens op een efficiënte manier te verzekeren. De mate van de bescherming wordt bepaald door de risico’s van de verwerking.
Er worden concrete maatregelen genomen op vlak van:

• Personeel (policy’s , bewustwording, opleiding, arbeidsreglement)
• Beheer van bedrijfsmiddelen (dataclassificatie, verwijderbare media)
• Toegangscontrolebeleid (autorisatie, informatiebeheerders)
• Cryptografie (encryptie van persoonsgegevens)
• Fysieke beveiliging (bescherming tegen verlies, schade, diefstal; fysieke toegangscontrole)
• Operationele beveiliging (bescherming tegen virus, malware, …)
• Communicatiebeveiliging (netwerkbeveiliging, e-mail- en internet policy)
• Beheer van informatiesystemen (beheer van software en databanken)
• Leveranciersrelaties – contracten
• Bedrijfscontinuïteit (beschikbaarheid gegevens)
• informatiebeveiligingsincidenten (procedure datalekken)
• Implementatie/naleving (controlemiddelen, logging, audits,…)

Uw rechten

Als betrokkene heeft u rechten mbt uw persoonsgegevens die door Imog worden verwerkt. Indien u uw rechten wil uitoefenen dien dan een specifieke en duidelijke aanvraag in bij Imog via dpo@imog.be

Recht van inzage

Je kan als betrokkene een aanvraag indienen bij Imog om inzage te krijgen in de gegevens die door ons verwerkt worden. Daarop zal Imog jou een zo volledig mogelijk overzicht geven van de gegevens waarover wij beschikken en die wij verwerken. U ontvangt deze gegevens in een duidelijk leesbare, begrijpbare vorm; ofwel een papieren kopie ofwel in een gangbare elektronisch vorm.

Recht op verbetering

Indien u merkt dat de persoonsgegevens waarover Imog beschikt niet (meer) correct zijn, kan u vragen om deze gegevens te verbeteren of aan te vullen.

Recht op gegevenswissing

In een aantal specifieke gevallen kan u Imog verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen:

• Wanneer u meent dat Imog uw persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor het doeleinde waarvoor ze verzameld werden.
• Als u uw geïnformeerde toestemming wil intrekken.
• Wanneer u meent dat de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden.

Imog zal op uw aanvraag tot wissing ingaan, voor zover dit wettelijk is toegelaten.

Recht op bezwaar

Je kan bij Imog bezwaar aantekenen tegen bepaalde verwerkingen, indien deze verwerkt worden op basis de vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van uitoefening van het openbaar gezag. Tenzij er dwingende of wettelijke gronden zijn om dit niet te doen, zal Imog dit verzoek inwilligen en de verwerking van uw gegevens voor deze doeleinden stopzetten.

Contactgegevens

Verantwoordelijke voor de verwerking:
Imog
Kortrijksesteenweg 264, 8530 Harelbeke
info@imog.be
tel.: 056 71 61 17
Voorzitter: Rik Soens
Algemeen directeur: Johan Bonnier

Functionaris van de gegevensbescherming:
Stein Theys, medewerker Imog
dpo@imog.be
tel.: 056 71 61 17